Wichtig vorweg: Planen Sie das Thema so früh wie möglich ein — am besten noch während Sie die Tankstelle betreiben. Nach dem Vertragsende kommen Sie in der Regel nicht mehr an die Kasse, und ohne die Daten gibt es kein Gutachten.

Was Sie vorher bereitlegen sollten

  • Zugriff auf das Kassen-Backoffice im Tankstellenbüro (das System, in dem Sie auch Stammkunden anlegen und Abrechnungen ziehen).
  • Einen leeren USB-Stick. Empfehlung: für die Journaldaten einen eigenen Stick verwenden und sonst nichts darauf speichern — weder Stammdaten noch GoBD-Steuerexporte. Wenn Sie sauber arbeiten wollen, nehmen Sie pro Kalenderjahr einen eigenen Stick.
  • Etwas Zeit. Eine Monatssicherung dauert nur wenige Sekunden, aber Sie müssen die Monate einzeln durchklicken. Für zwölf Monate sollten Sie ein knappes Viertelstündchen einplanen.
  • Eine Sicherheitskopie für sich selbst. Bitte erstellen Sie vor dem Versand an uns immer eine zweite Kopie auf einem zweiten Stick oder Ihrer Festplatte. So haben Sie im Streitfall jederzeit ein eigenes Original in der Hand.

Welcher Zeitraum?

Für die Berechnung des Ausgleichs nach § 89b HGB sind die letzten 12 Monate vor Vertragsende der maßgebliche Zeitraum. Sicher ist sicher: Wenn Sie noch weiter zurückgehen können, schadet das nichts — der Datenbestand wird dadurch belastbarer.

Schritt-für-Schritt-Anleitung Scheidt & Bachmann TMS

Die folgenden Schritte sind das Standard-Vorgehen im TMS-Backoffice. Je nach Software-Stand kann der eine oder andere Bildschirm bei Ihnen minimal anders aussehen — die Abfolge bleibt aber identisch.

Schritt 1: Menü „Anwendungen“ → „Elektronisches Journal“

Öffnen Sie im TMS-Hauptfenster oben links das Menü „Anwendungen“. In der Liste, die sich darunter aufklappt, klicken Sie auf den Eintrag „Elektronisches Journal“. Damit landen Sie in dem Modul, in dem alle Tagesabschlüsse aufbewahrt werden.

Schritt 2: Monat im Verzeichnisbaum auswählen

Auf der linken Seite sehen Sie jetzt einen Verzeichnisbaum. Dort sind alle Jahre aufgelistet, die das System gespeichert hat — das aktuelle Jahr und alle abgeschlossenen Vorjahre.

Klicken Sie auf das „+“ links neben einer Jahreszahl, um die einzelnen Monate aufzuklappen. Wählen Sie dann den Monat aus, den Sie sichern möchten. Wichtig zu wissen: Sie können Tagessicherungen oder Monatssicherungen erstellen, ein komplettes Jahr in einem Rutsch geht nicht.

Oben im Fenster gibt es zwei Reiter, „Anzeigen“ und „Sichern“. Klicken Sie auf „Sichern“. In der linken Spalte erscheint jetzt unter der Überschrift „Alle Einträge“ eine Liste mit jedem Tag des gewählten Monats und der zugehörigen Kassennummer.

Schritt 3: Tage in die Sicherung übernehmen

Sehen Sie sich die Spalte „Status“ an:

  • Steht dort bei allen Tagen „noch nicht gesichert“, dann klicken Sie einfach auf den unteren Doppelpfeil, der nach rechts zeigt. Das übernimmt alle Tage des Monats auf einmal in die Sicherung.
  • Stehen einzelne Tage schon auf „gespeichert“ (also wenn der Monat bereits einmal gesichert wurde), müssen Sie jeden Tag einzeln auswählen und über den oberen Einzelpfeil nach rechts schieben. Der Doppelpfeil arbeitet nur bei komplett ungesicherten Monaten.

Im rechten Bereich, in der Liste „Gewählte Einträge“, erscheinen jetzt alle Tage, die Sie für die Sicherung markiert haben.

Schritt 4: USB-Stick anschließen und Speicherart wählen

Stecken Sie Ihren USB-Stick jetzt an das Backoffice. Unten in der Symbolleiste finden Sie mehrere kleine Icons. Klicken Sie ganz links auf das Icon mit dem nach oben zeigenden, grün eingefärbten Pfeil — das ist die Sicherung auf USB-Stick. (Das zweite Icon daneben wäre Brennen auf CD oder DVD — das brauchen Sie in der Praxis heute nicht mehr.)

Schritt 5: Sicherung läuft an

Bei USB-Stick beginnt der Schreibvorgang sofort, ohne dass sich noch ein zusätzliches Fenster öffnet. Pro Monat dauert das ein paar Sekunden.

Schritt 6: Bestätigung abwarten

Sobald die Sicherung durchgelaufen ist, zeigt das System die Bestätigung „Die Archivierung wurde erfolgreich abgeschlossen“ an. Klicken Sie auf „OK“ und fahren Sie mit dem nächsten Monat fort.

Sie können alle zwölf Monate auf denselben USB-Stick sichern — bereits abgelegte Daten werden vom System nicht überschrieben, sondern um den neuen Monat ergänzt.

Wenn die Bezeichnungen bei Ihnen leicht anders heißen

Die TMS-Software wird seit Jahren weiterentwickelt. Es kann sein, dass ein Menü bei Ihnen minimal anders heißt oder eine Schaltfläche an einer leicht anderen Stelle sitzt. Solange Sie sich an die Reihenfolge Anwendungen → Elektronisches Journal → Monat wählen → Sichern → USB-Stick → bestätigen halten, kommen Sie am Ziel an. Wenn Sie an einer Stelle nicht weiterkommen, melden Sie sich gerne über das Kontaktformular — wir helfen.

Häufige Stolpersteine

Status sagt schon „gespeichert“ — was bedeutet das?

Sie oder jemand anderes haben den Monat schon einmal gesichert (beispielsweise im Zuge der gesetzlichen Archivierung). Das ist kein Fehler. Wählen Sie in diesem Fall die Tage einzeln aus und nehmen Sie den oberen Einzelpfeil. Der untere Doppelpfeil funktioniert nur für komplett ungesicherte Monate.

Mein USB-Stick wird nicht erkannt.

Manche Backoffice-Rechner zicken bei sehr großen oder verschlüsselten Sticks. Probieren Sie einen normalen, unverschlüsselten Stick mit FAT32-Formatierung und 4 bis 32 GB Kapazität. Wenn Sie den Stick neu kaufen, ist er meistens schon richtig formatiert.

Welcher Zeitraum reicht?

Mindestens die letzten 12 Monate vor Vertragsende. Mehr darf gerne sein. Weniger wird im Zweifel nicht reichen.

Ich komme nicht mehr an die Kasse — was nun?

Das ist der typische Fall, in dem es kompliziert wird. Wenn Sie die Station bereits zurückgegeben haben, kann der Nachfolger oder die Gesellschaft den Zugriff verweigern. Melden Sie sich trotzdem zeitnah bei uns: in einigen Fällen lässt sich noch etwas tun, in anderen müssen wir mit anderen Datenquellen arbeiten. Je früher Sie Bescheid geben, desto besser.

Brauche ich Admin-Rechte?

In der Regel reicht der reguläre Pächter-Zugang im Backoffice. Falls Ihr System bei einem der Menüpunkte einen zusätzlichen Service-Code verlangt, lassen Sie sich von der TMS-Hotline freischalten — das ist Standard und kostenlos.

Was kostet die Analyse?

Den Preis nennen wir Ihnen nach einer kostenlosen Vorabprüfung Ihrer Daten. So vermeiden wir, dass Sie für eine Analyse zahlen, die wegen lückenhafter Daten gar nicht durchführbar wäre.

So bekommen wir Ihre Daten

Sie können uns Ihre Sicherung auf zwei Wegen schicken:

1. Über unseren persönlichen Upload-Link (Hauptweg)

Das ist der schnellste und sicherste Weg. Wir nutzen eine verschlüsselte Übertragung direkt auf unseren deutschen Server — ohne Umweg über eine Cloud.

So läuft es ab: Sie stellen über das unverbindliche Anfrage-Formular Kontakt mit uns auf. Wir prüfen Ihre Angaben und senden Ihnen anschließend per E-Mail einen persönlichen Upload-Link, der nur für Ihren Auftrag gilt. Über diesen Link können Sie die Kassenjournal-Dateien direkt aus Ihrem Browser hochladen. Eine offene Upload-Seite ohne persönlichen Link gibt es bewusst nicht — so können Daten nicht versehentlich dem falschen Vorgang zugeordnet werden.

2. Per Post auf USB-Stick (gleichwertige Alternative)

Senden Sie uns Ihren Stick einfach per Einschreiben an:

SF Markt & Service GmbH
SF Tankstellen Analytics
Feldstraße 5
64347 Griesheim

Nach Abschluss der Analyse senden wir Ihnen den Stick auf demselben Weg zurück, falls Sie das möchten. Behalten Sie bitte immer Ihre eigene Sicherheitskopie, bevor Sie den Stick verschicken — so sind Sie im Streitfall jederzeit auf der sicheren Seite.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Ihre Kassendaten sind sensibel. Wir behandeln sie entsprechend:

  • Lokal in Deutschland. Auswertung und Speicherung erfolgen ausschließlich auf unseren Systemen in Deutschland. Kein Cloud-Upload zu Drittanbietern.
  • Kein KI-Training auf Ihren Daten. Unsere Analyse-Engine läuft deterministisch (also nicht KI-basiert) auf Ihren Datensätzen. Die KI-Bausteine, die wir nutzen, dienen ausschließlich der Pflege unserer Methodik — nicht der Auswertung Ihres Falls.
  • Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV). Mit der Beauftragung schließen wir einen AVV gemäß DSGVO mit Ihnen ab. Den Mustervertrag finden Sie unter AVV.
  • Vorsicht bei der E-Mail-Adresse. Bitte schreiben Sie uns nicht von einer Mail-Adresse aus, die über die Server Ihrer Mineralölgesellschaft läuft. Diese könnte technisch Kenntnis vom Schriftverkehr erhalten. Nehmen Sie besser eine private Adresse oder eine, die Sie selbst kontrollieren.

Mehr dazu in unserer Datenschutzerklärung.

Wenn Sie Hilfe brauchen

Schreiben Sie uns einfach kurz an, wir melden uns innerhalb von 24 Stunden zurück:

Geben Sie in Ihrer Nachricht bitte an, welche Marke und welchen Standort Ihre Tankstelle hat und bis wann Sie die Daten beisammen haben müssen. So können wir Ihnen gezielt helfen.

Andere Kassensysteme

Anleitungen für weitere Tankstellen-Kassensysteme (zum Beispiel HUTH, Tokheim) sind in Vorbereitung. Wenn Sie eines dieser Systeme einsetzen: Melden Sie sich gerne über das Kontaktformular, wir gehen den Export dann gemeinsam durch und nehmen die Schritte für die Folge-Version dieser Seite mit auf.

Stand der Anleitung: 20. Mai 2026. Verfasser: Sven Erik Fittje, Brancheninsider mit über 20 Jahren Tankstellenerfahrung und langjähriger Betreiber mehrerer Stationen im Rhein-Main-Gebiet. Diese Seite gibt allgemeine Hinweise zur Datensicherung im Tankstellen-Kassensystem und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung — konsultieren Sie für Ihren konkreten Fall einen im Tankstellenrecht spezialisierten Rechtsanwalt.