Das Musterschreiben
Das folgende Schreiben fordert die fehlenden Vertragsdokumente als Kopie an — mit einer üblichen Frist und der Bitte um Eingangsbestätigung. Ersetzen Sie alle Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre Angaben; Listenpunkte und Klammer-Passagen, die auf Ihren Fall nicht zutreffen, löschen Sie ersatzlos.
[Vorname Nachname]
[ggf. Firma]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Mineralölunternehmen laut Vertragskopf]
[ggf. zuständige Abteilung, z. B. Partnerbetreuung]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Ort], den [Datum]
Bitte um Übersendung vollständiger Vertragsunterlagen
Vertragsverhältnis: [Vertragsbezeichnung, Vertrags- oder Partnernummer], Station [Straße und Ort der Station]
Sehr geehrte Damen und Herren,
zur Vervollständigung meiner Vertragsunterlagen bitte ich um Übersendung der vollständigen Vertragsdokumente zu dem oben genannten Vertragsverhältnis. In meinen Unterlagen fehlen insbesondere [nicht zutreffende Punkte löschen]:
– der Pachtvertrag beziehungsweise Tankstellenvertrag einschließlich sämtlicher Anlagen und Anhänge,
– sämtliche Nachträge und Änderungsvereinbarungen,
– die Provisionsvereinbarung in der aktuell geltenden Fassung,
– die in den Vertrag einbezogenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Die Übersendung im Original ist nicht erforderlich: Eine vollständige, gut lesbare Kopie genügt — bei unterzeichneten Dokumenten wie Vertrag, Nachträgen und Provisionsvereinbarung bitte in der von beiden Seiten unterzeichneten Fassung, bei den Allgemeinen Geschäftsbedingungen in der Fassung, die in den Vertrag einbezogen wurde. [optional: Gern auch elektronisch als PDF an [E-Mail-Adresse].] Sollte ein Dokument bei Ihnen nicht mehr vorhanden sein, bitte ich um einen kurzen schriftlichen Hinweis, welches Dokument das betrifft.
Ich bitte um Übersendung bis zum [Datum — üblich sind etwa zwei Wochen]; sollte die Zusammenstellung länger dauern, genügt eine kurze Zwischennachricht. Bitte bestätigen Sie mir außerdem den Eingang dieses Schreibens.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Vorname Nachname]
[bei einer Gesellschaft als Vertragspartnerin: Funktion und Vertretungszusatz, z. B. Geschäftsführer der Muster Tankstellenbetriebs GmbH]
Das Muster ist eine Arbeitsgrundlage für den Standardfall — einzelne Vertragsdokumente fehlen und sollen beim Mineralölunternehmen angefordert werden. Es ist bewusst als höfliche, bestimmte Bitte formuliert und begründet keinen Anspruch; ob und wie sich Einsichts- oder weitergehende Ansprüche durchsetzen lassen, gehört in anwaltliche Beratung.
So verwenden Sie das Muster richtig
Erstens — Platzhalter ersetzen und Liste anpassen: Alle Angaben in eckigen Klammern ersetzen Sie durch Ihre Daten; die eckigen Klammern selbst werden gelöscht. Aus der Aufzählung der Dokumente streichen Sie die Punkte, die Ihnen bereits vollständig vorliegen. Den mit „optional“ gekennzeichneten PDF-Einschub übernehmen Sie nur, wenn Ihnen die Zusendung per E-Mail recht ist — sonst streichen Sie ihn ersatzlos.
Zweitens — Absender richtig angeben: War Ihre Gesellschaft (zum Beispiel eine GmbH) und nicht Sie persönlich Vertragspartnerin, fordert die Gesellschaft die Unterlagen an. Geben Sie dann die Gesellschaft im Absender an und stellen Sie den Brief durchgängig auf die Wir-Form um: aus „bitte ich“ wird „bitten wir“, aus „Ich bitte um Übersendung“ wird „Wir bitten um Übersendung“, aus „meiner Vertragsunterlagen“ und „In meinen Unterlagen“ wird „unserer Vertragsunterlagen“ und „In unseren Unterlagen“, aus „Bitte bestätigen Sie mir“ wird „Bitte bestätigen Sie uns“. Ergänzen Sie in der Zeile unter Ihrem Namen die Funktion mit Vertretungszusatz, etwa „Geschäftsführer der Muster Tankstellenbetriebs GmbH“.
Drittens — Empfänger prüfen: Das Schreiben richtet sich an Ihren Vertragspartner, also an das Mineralölunternehmen selbst — nicht an den Bezirksleiter oder einzelne Ansprechpartner vor Ort. Den exakten Firmennamen und die Anschrift entnehmen Sie dem Vertragskopf (Rubrum) eines vorhandenen Vertragsdokuments, ersatzweise einer Provisionsabrechnung oder dem Impressum des Unternehmens.
Viertens — ausdrucken, unterschreiben, nachweisbar versenden: Versenden Sie das unterschriebene Schreiben auf einem Weg, der den Zugang dokumentiert — etwa per Einschreiben. Bewahren Sie eine Kopie des Schreibens und den Einlieferungs- beziehungsweise Zustellbeleg dauerhaft auf.
Fünftens — Anfrage und Antwort dokumentieren: Legen Sie Versandbeleg, Eingangsbestätigung und jede Antwort zu Ihren Unterlagen — auch eine ausbleibende Antwort halten Sie mit Datum fest. Diese Dokumentation ist der eigentliche Zweck des förmlichen Vorgehens: Sie belegt, was Sie wann angefordert haben und was Sie darauf erhalten haben — oder eben nicht.
Gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf die Unterlagen?
Die kurze, ehrliche Antwort: Es gibt ein gesetzliches Einsichtsrecht, aber es ist enger, als viele erwarten. Nach § 810 BGB kann derjenige, der ein rechtliches Interesse hat, vom Besitzer einer Urkunde die Gestattung der Einsicht verlangen — unter anderem dann, wenn die Urkunde ein Rechtsverhältnis zwischen ihm und einem anderen beurkundet. Auf den Pachtvertrag zwischen Ihnen und dem Mineralölunternehmen trifft das zu.
Der Anspruch richtet sich aber auf die Einsicht in die Urkunde — nicht auf die Übersendung von Kopien. Und § 811 BGB legt fest, dass die Vorlegung grundsätzlich an dem Ort erfolgt, an dem sich die Urkunde befindet, und dass Kosten und Gefahr derjenige trägt, der die Vorlegung verlangt. Wer sich also förmlich auf das Einsichtsrecht beruft, verlangt streng genommen einen Termin beim Unternehmen auf eigene Kosten — nicht das, was in der Praxis gebraucht wird.
Deshalb ist das Musterschreiben bewusst anders angelegt: Es zitiert keine Paragrafen, sondern bittet höflich und bestimmt um Kopien — verbunden mit einer üblichen Frist und der Bitte um Eingangsbestätigung. Für den ersten Schritt genügt das. Ob in Ihrem Fall darüber hinaus Ansprüche auf Einsicht oder Herausgabe bestehen und wie sie sich durchsetzen lassen, prüft Ihr Anwalt — das hängt von Vertrag und Konstellation ab.
Warum die vollständige Vertragslage entscheidend ist
Der Pachtvertrag mit seinen Anlagen, die Nachträge und die Provisionsvereinbarung bestimmen die Weichen, an denen bei einer Übergabe viel Geld hängt: automatische Verlängerungsklauseln, Kündigungsfristen beider Seiten, die Inventur-Regelungen für den Übergabetag und etwaige Konkurrenzschutz-Klauseln. Wer diese Klauseln nicht kennt, verpasst Termine oder verhandelt aus der schwächeren Position. Was im Einzelnen zur Vertragslage gehört und worauf Sie beim Lesen achten sollten, erklärt der Leitfaden zur Tankstellen-Abgabe im Abschnitt Vertragslage.
Für die Vorbereitung des Ausgleichsanspruchs nach § 89b HGB kommt ein zweiter Grund hinzu: Ihr Anwalt braucht die vollständigen Vertragsdokumente, um Anspruchsvoraussetzungen und Vertragsklauseln zu prüfen — und die Provisionsvereinbarung ist eine Grundlage der späteren Bezifferung. Welche Unterlagen und Daten dafür insgesamt zusammenkommen müssen, listet der Beitrag Welche Daten brauche ich für einen Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB? auf.
Wenn das Unternehmen nicht reagiert
Bleibt die Antwort aus, haken Sie nach Ablauf der gesetzten Frist einmal schriftlich nach — wieder mit Nachweis. Reagiert das Unternehmen weiterhin nicht oder verweigert es die Unterlagen, ist das kein Scheitern Ihrer Anfrage, sondern selbst ein wichtiges Ergebnis: Die dokumentierte, unbeantwortete Anforderung belegt, dass die Lücken in Ihren Unterlagen nicht an Ihnen liegen. Spätestens für Ihren Anwalt ist diese Dokumentation ein relevanter Baustein — er kann die Herausgabe- und Einsichtsfrage dann mit anderem Nachdruck stellen.
Steht hinter Ihrer Anforderung die Beendigung des Vertragsverhältnisses, denken Sie parallel an die Frist, die nicht wartet: Der Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB muss innerhalb eines Jahres nach Vertragsende geltend gemacht werden — auch ohne vollständige Unterlagen und ohne Bezifferung. Dafür gibt es das Musterschreiben zur Anmeldung des Ausgleichsanspruchs. Alle Werkzeuge rund um die Übergabe — Fristen-Fahrplan, Checkliste, Rechner und beide Musterschreiben — bündelt das kostenlose Übergabepaket.
Häufige Fragen
Habe ich einen gesetzlichen Anspruch auf die Vertragsunterlagen?
Ein gesetzliches Einsichtsrecht gibt es: Nach § 810 BGB kann, wer ein rechtliches Interesse hat, die Gestattung der Einsicht in eine Urkunde verlangen, in der ein Rechtsverhältnis zwischen ihm und einem anderen beurkundet ist — das trifft auf Ihren Pachtvertrag zu. Der Anspruch ist aber enger, als viele erwarten: Er richtet sich auf Einsicht, nicht auf die Übersendung von Kopien, und nach § 811 BGB erfolgt die Vorlegung an dem Ort, an dem sich die Urkunde befindet, auf Kosten des Anfragenden. Das Musterschreiben stützt sich deshalb bewusst nicht auf Paragrafen, sondern formuliert eine höfliche, bestimmte Bitte — das genügt für den ersten Schritt. Ob und wie sich Einsichts- oder weitergehende Ansprüche in Ihrem Fall durchsetzen lassen, klärt der Anwalt.
Welche Unterlagen sollte ich anfordern?
Alles, was das Vertragsverhältnis mit dem Mineralölunternehmen ausmacht: den Pachtvertrag beziehungsweise Tankstellenvertrag mit sämtlichen Anlagen und Anhängen, alle Nachträge und Änderungsvereinbarungen, die Provisionsvereinbarung in der aktuell geltenden Fassung und die einbezogenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Als Faustregel gilt: Unterzeichnete Dokumente — Vertrag, Nachträge, Provisionsvereinbarung — brauchen Sie in der von beiden Seiten unterzeichneten Fassung, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen in der Fassung, die in Ihren Vertrag einbezogen wurde. Verträge mit Dritten — etwa Leasingverträge oder Versicherungspolicen — fordern Sie beim jeweiligen Vertragspartner an, nicht beim Mineralölunternehmen.
Muss ich einen Grund für die Anforderung nennen?
Nein. Das Schreiben nennt bewusst keinen Anlass, und es muss auch keinen nennen — die Bitte, die eigenen Vertragsunterlagen zu vervollständigen, trägt sich selbst. Ob Sie die Unterlagen für eine Vertragsprüfung, die Vorbereitung der Übergabe oder die Abstimmung mit Ihrem Anwalt benötigen, müssen Sie an dieser Stelle nicht offenlegen.
Was mache ich, wenn das Mineralölunternehmen nicht reagiert?
Bewahren Sie Ihre Anfrage und den Versandnachweis auf und haken Sie nach Ablauf der gesetzten Frist einmal schriftlich nach. Reagiert das Unternehmen weiterhin nicht oder verweigert es die Unterlagen, ist genau das ein wichtiges Ergebnis: Die dokumentierte, unbeantwortete Anfrage zeigt, dass die Lücken in Ihren Unterlagen nicht an Ihnen liegen — spätestens für Ihren Anwalt ist das ein relevanter Baustein. Die Durchsetzung von Einsichts- oder weitergehenden Ansprüchen gehört dann in anwaltliche Hand.
Warum sind die vollständigen Vertragsunterlagen so wichtig?
Weil die Vertragslage über die entscheidenden Weichen bestimmt: automatische Verlängerungsklauseln, Kündigungsfristen, Inventur-Regelungen am Übergabetag, Konkurrenzschutz — und bei der Beendigung über die Vorbereitung des Ausgleichsanspruchs nach § 89b HGB. Ohne die vollständigen Unterlagen kann Ihr Anwalt die Vertragslage nicht abschließend prüfen, und auch die Vorbereitung des Ausgleichsanspruchs bleibt lückenhaft. Eine Schritt-für-Schritt-Übersicht über die gesamte Übergabe gibt der Leitfaden zur Tankstellen-Abgabe.
Ersetzt das Musterschreiben eine anwaltliche Beratung?
Nein. Das Muster ist eine Arbeitsgrundlage für den Standardfall — einzelne Vertragsdokumente fehlen und sollen beim Mineralölunternehmen angefordert werden. Es begründet keinen Anspruch und ersetzt keine rechtliche Prüfung. Bleibt die Anforderung erfolglos, geht es um streitige Unterlagen oder bereitet die Anforderung eine Auseinandersetzung um den Ausgleichsanspruch vor, gehört der Fall in die Hände eines auf Handelsvertreter- oder Tankstellenrecht spezialisierten Anwalts.
Quellen und weiterführende Hinweise
- § 810 BGB — Einsicht in Urkunden: Anspruch auf Gestattung der Einsicht bei rechtlichem Interesse, u. a. wenn die Urkunde ein Rechtsverhältnis zwischen den Beteiligten beurkundet; kein Anspruch auf Übersendung von Kopien.
- § 811 BGB — Vorlegungsort, Gefahr und Kosten: Vorlegung am Ort der Urkunde; Kosten und Gefahr trägt der Verlangende.
- Leitfaden Tankstelle abgeben: Schritt-für-Schritt-Leitfaden — Vertragslage, Inventur, Datensicherung, Fristen-Fahrplan, Übergabe-Checkliste und Übergabepaket.
- Werkzeug Musterschreiben zur Anmeldung des Ausgleichsanspruchs — kopierfertige Vorlage für die fristwahrende Geltendmachung dem Grunde nach.
- Pillar-Page Welche Daten brauche ich für einen Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB? — Datenkatalog und Aufbewahrungsfristen.
Stand der Seite: 27. Juli 2026. Das Musterschreiben ist eine unverbindliche Arbeitsgrundlage und ersetzt keine anwaltliche Beratung im Einzelfall. Die Bewertung Ihrer Vertragslage und die Durchsetzung von Ansprüchen leistet ein auf Handelsvertreter- oder Tankstellenrecht spezialisierter Rechtsanwalt.