Das Musterschreiben
Das folgende Schreiben meldet den Ausgleichsanspruch dem Grunde nach an. Für die Jahresfrist des § 89b Abs. 4 Satz 2 HGB zählt dabei der rechtzeitige Zugang beim richtigen Vertragspartner, nicht das Absenden. Ersetzen Sie alle Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre Angaben; Klammer-Passagen, die auf Ihren Fall nicht zutreffen, löschen Sie ersatzlos.
[Vorname Nachname]
[ggf. Firma]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Vertragspartner laut Handelsvertreter-/Agenturvertrag]
[ggf. zuständige Abteilung]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Ort], den [Datum]
Geltendmachung des Ausgleichsanspruchs nach § 89b HGB
Vertragsverhältnis: [Vertragsbezeichnung, Vertrags- oder Partnernummer], beendet zum [Datum des Vertragsendes]
Sehr geehrte Damen und Herren,
das zwischen uns bestehende Handelsvertreterverhältnis [optional bei Tankstellen: – der Tankstellen-/Agenturvertrag für die Station [Straße, Ort] –] hat zum [Datum des Vertragsendes] geendet.
Hiermit mache ich den Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB aus diesem Vertragsverhältnis dem Grunde nach geltend.
Die Bezifferung des Anspruchs behalte ich mir ausdrücklich vor. Sie erfolgt in einem gesonderten Schreiben, sobald die maßgeblichen Provisions- und Kundendaten vollständig aufbereitet sind. [optional bei Tankstellen: Dazu gehört insbesondere die Auswertung des Stammkundenumsatzanteils aus den Kassenjournaldaten der Station.]
Ich bitte Sie, mir den Zugang dieses Schreibens schriftlich zu bestätigen.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Vorname Nachname]
[bei einer Gesellschaft als Vertragspartnerin: Funktion und Vertretungszusatz, z. B. Geschäftsführer der Muster Tankstellenbetriebs GmbH]
Das Muster ist eine Arbeitsgrundlage für den Standardfall — der Vertrag ist beendet, der Anspruch soll fristwahrend angemeldet werden. Es begründet den Anspruch nicht inhaltlich: Ob und in welcher Höhe der Ausgleich besteht, hängt von Vertrag und Einzelfall ab und gehört in anwaltliche Beratung.
So verwenden Sie das Muster richtig
Erstens — Platzhalter ersetzen: Alle Angaben in eckigen Klammern ersetzen Sie durch Ihre Daten; die eckigen Klammern selbst werden gelöscht. Die beiden mit „optional bei Tankstellen“ gekennzeichneten Einschübe übernehmen Sie nur, wenn Sie eine Station im Agenturmodell betrieben haben — sonst streichen Sie sie ersatzlos.
Zweitens — Anspruchsinhaber richtig angeben: War Ihre Gesellschaft (zum Beispiel eine GmbH) und nicht Sie persönlich Vertragspartnerin des Handelsvertreter- oder Agenturvertrags, macht die Gesellschaft den Anspruch geltend. Geben Sie dann die Gesellschaft im Absender an und stellen Sie den Brief durchgängig auf die Wir-Form um: aus „mache ich“ wird „machen wir“, aus „behalte ich mir“ wird „behalten wir uns“, aus „Ich bitte Sie, mir“ wird „Wir bitten Sie, uns“. Ergänzen Sie außerdem in der Zeile unter Ihrem Namen die Funktion mit Vertretungszusatz, etwa „Geschäftsführer der Muster Tankstellenbetriebs GmbH“. Unterzeichnen müssen die vertretungsberechtigten Personen: Gilt laut Handelsregister Gesamtvertretung, unterschreiben die Vertretungsberechtigten gemeinsam. Wer Vertragspartner ist, steht im Vertragskopf (Rubrum) Ihres Vertrags.
Drittens — Empfänger prüfen: Das Schreiben richtet sich an Ihren Vertragspartner, also an das vertretene Unternehmen — nicht an den Bezirksleiter oder einzelne Ansprechpartner. Den exakten Firmennamen und die Anschrift entnehmen Sie ebenfalls dem Vertragskopf.
Viertens — ausdrucken, unterschreiben, nachweisbar versenden: Versenden Sie das unterschriebene Schreiben per Einschreiben mit Zugangsnachweis oder lassen Sie es über Ihren Anwalt zustellen. Bewahren Sie eine Kopie des Schreibens und den Einlieferungs- beziehungsweise Zustellbeleg dauerhaft auf.
Fünftens — Zugang dokumentieren: Maßgeblich für die Frist ist der Zugang beim Unternehmen, nicht Ihr Absendedatum (§ 130 BGB). Legen Sie Sendungsverfolgung, Zugangsbestätigung oder Antwortschreiben zu Ihren Unterlagen — damit können Sie die fristgerechte Geltendmachung später beweisen.
Die 1-Jahres-Frist: warum die Anmeldung eilt
Nach § 89b Abs. 4 Satz 2 HGB müssen Sie den Ausgleichsanspruch innerhalb eines Jahres nach Beendigung des Vertragsverhältnisses geltend machen. Diese Jahresfrist ist nach ständiger Rechtsprechung eine Ausschlussfrist: Lassen Sie sie verstreichen, ist der Anspruch endgültig erloschen — unabhängig davon, wie berechtigt er inhaltlich war.
Für die Anmeldung dem Grunde nach müssen Sie noch keinen Betrag beziffern; sie legt Sie nicht auf eine Anspruchshöhe fest. Ist sie fristgerecht zugegangen, haben Sie Zeit für die Auswertung Ihrer Daten und die Verhandlung. Wann die Frist genau zu laufen beginnt, wie sie sich zur dreijährigen Verjährung verhält und welche Fehler in der Praxis Ansprüche kosten, vertieft der Beitrag Fristen beim Tankstellenausgleich: die 1-Jahres-Frist nach § 89b HGB.
Formfrei — aber beweisbar
§ 89b Abs. 4 HGB schreibt für die Geltendmachung keine Form vor — weder Schriftform noch Textform. Entscheidend ist der Inhalt: Ihre Erklärung muss klar und unzweideutig erkennen lassen, dass Sie den Ausgleichsanspruch fordern. Eine beiläufige Bemerkung im Übergabegespräch oder eine allgemeine Unzufriedenheit genügt dafür nicht.
In der Praxis sollten Sie trotzdem schriftlich anmelden — mit Datum, per Einschreiben mit Zugangsnachweis oder über Ihren Anwalt. Nicht weil das Gesetz es verlangt, sondern aus Beweisgründen: Im Streit müssen Sie darlegen und beweisen, dass und wann Ihre Erklärung dem Unternehmen zugegangen ist. Ein nachweisbar zugestelltes Schreiben ist dafür der sicherste Weg.
Besonderheiten für Tankstellenpächter
Tankstellenpächter, die Kraftstoff im Namen und für Rechnung der Mineralölgesellschaft verkaufen (Agenturmodell), sind Handelsvertreter — der Bundesgerichtshof wendet § 89b HGB auf sie an (etwa BGH VIII ZR 130/01 zum Tankstellen- und Waschgeschäft). Für die Anmeldung gilt deshalb nichts anderes als für jeden anderen Handelsvertreter: dem Grunde nach geltend machen, Zugang nachweisen, Frist wahren.
Der Unterschied kommt danach. Die Höhe des Ausgleichs hängt an der Tankstelle maßgeblich vom Stammkundenumsatzanteil ab — und dieser Wert lässt sich aus den elektronischen Kassenjournaldaten Ihrer Station ermitteln. Sichern Sie diese Daten deshalb frühzeitig und vollständig, am besten noch vor der Übergabe der Station; wie das bei den gängigen Kassensystemen funktioniert, zeigt die Anleitung Kassendaten extrahieren. Welche Unterlagen Sie darüber hinaus brauchen, listet der Beitrag Welche Daten brauche ich für einen Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB? auf.
Eine erste Größenordnung Ihres Anspruchs liefert der kostenlose Ausgleichsanspruch-Rechner — die Berechnung läuft vollständig in Ihrem Browser. Den Gesamtüberblick zum Anspruch gibt der Grundlagenbeitrag Handelsvertreterausgleich (HVA) nach § 89b HGB für Tankstellenpächter.
Nach der Anmeldung: der Weg zur bezifferten Forderung
Nach der fristgerechten Anmeldung beginnt die eigentliche Arbeit. Für die Bezifferung brauchen Sie Ihre Provisionsabrechnungen, Ihre Vertragsunterlagen und — an der Tankstelle — einen belastbar ermittelten Stammkundenumsatzanteil. Das Mineralölunternehmen legt in der Auseinandersetzung regelmäßig eine eigene, niedrige Stammkundenzahl vor; ohne eigene Auswertung haben Sie dieser Zahl wenig entgegenzusetzen.
Wir ermitteln Ihren Stammkundenumsatzanteil aus Ihren eigenen Kassenjournaldaten nach dem an der BGH-Rechtsprechung ausgerichteten 5-Schritt-Verfahren — getrennt nach Kraftstoff, Shop und Autowäsche, mit nachvollziehbarer Herleitung jeder Zahl. Die Methodik beschreibt der Beitrag Stammkundenanalyse Tankstelle: Methodik und Ablauf. Ob Ihre Kassendaten für eine Auswertung ausreichen, prüfen wir vorab kostenlos und unverbindlich.
Häufige Fragen
Muss ich im Musterschreiben schon einen Betrag nennen?
Nein. Für die fristwahrende Geltendmachung genügt es, den Anspruch dem Grunde nach anzumelden — also klar und unzweideutig zu erklären, dass Sie den Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB fordern. Eine Bezifferung der Höhe ist innerhalb der Jahresfrist nicht erforderlich; den Betrag können Sie nachreichen, sobald Ihre Auswertung vorliegt. Genau so ist das Musterschreiben aufgebaut: Es meldet den Anspruch an und behält die Bezifferung einem gesonderten Schreiben vor.
Bis wann muss das Schreiben beim Unternehmen ankommen?
Innerhalb eines Jahres nach Beendigung des Vertragsverhältnisses (§ 89b Abs. 4 Satz 2 HGB). Diese Jahresfrist ist nach ständiger Rechtsprechung eine Ausschlussfrist: Lassen Sie sie verstreichen, ist der Anspruch endgültig erloschen. Maßgeblich ist der Zugang Ihrer Erklärung beim Unternehmen, nicht das Absendedatum (§ 130 BGB). Warten Sie deshalb nicht bis kurz vor Fristende — versenden Sie die Anmeldung möglichst in den ersten Wochen nach Vertragsende. Einzelheiten zu Fristbeginn und Verjährung erklärt der Beitrag über die Fristen beim Ausgleichsanspruch.
Muss die Geltendmachung schriftlich erfolgen?
Nein — § 89b Abs. 4 HGB verlangt keine bestimmte Form; die Geltendmachung ist formfrei. In der Praxis sollten Sie trotzdem schriftlich anmelden, am besten per Einschreiben mit Zugangsnachweis oder über Ihren Anwalt: Im Streit müssen Sie beweisen, dass und wann Ihre Erklärung zugegangen ist. Das Musterschreiben ist deshalb als Brief mit Bitte um Zugangsbestätigung angelegt.
An wen richte ich das Schreiben?
An Ihren Vertragspartner aus dem Handelsvertreter- oder Agenturvertrag — also an das vertretene Unternehmen, nicht an einzelne Ansprechpartner vor Ort. Bei Tankstellenpächtern ist das regelmäßig die Zentrale der Mineralölgesellschaft. Den korrekten Firmennamen und die Anschrift entnehmen Sie dem Vertragskopf (Rubrum) Ihres Vertrags. Im Zweifel beauftragen Sie Ihren Anwalt mit dem Versand über einen Weg, der den Zugang nachweisbar dokumentiert.
Gilt das Muster auch für Tankstellenpächter?
Ja. Tankstellenpächter, die Kraftstoff im Namen und für Rechnung der Mineralölgesellschaft verkaufen (Agenturmodell), sind Handelsvertreter; der Bundesgerichtshof wendet § 89b HGB auf sie an (etwa BGH VIII ZR 130/01). Die Besonderheit liegt nicht in der Anmeldung, sondern in der späteren Bezifferung: Die Höhe hängt maßgeblich vom Stammkundenumsatzanteil ab, der aus den Kassenjournaldaten der Station ermittelt wird.
Ersetzt das Musterschreiben eine anwaltliche Beratung?
Nein. Das Muster ist eine Arbeitsgrundlage für den Standardfall — der Vertrag ist beendet, der Anspruch soll fristwahrend angemeldet werden. Ob der Anspruch besteht und wie hoch er ausfällt, hängt vom Einzelfall ab; Sonderkonstellationen wie eine Eigenkündigung (§ 89b Abs. 3 HGB), ein Aufhebungsvertrag oder Unsicherheiten beim Fristbeginn gehören in anwaltliche Beratung. Lassen Sie das ausgefüllte Schreiben im Zweifel vor dem Versand von einem auf Handelsvertreter- oder Tankstellenrecht spezialisierten Anwalt prüfen.
Quellen und weiterführende Hinweise
- § 89b HGB — Ausgleichsanspruch des Handelsvertreters; Abs. 3 Ausschlusstatbestände (u. a. Eigenkündigung); Abs. 4 Satz 2 Geltendmachung innerhalb eines Jahres nach Beendigung des Vertragsverhältnisses — ohne gesetzliche Formvorgabe.
- § 130 BGB — Wirksamwerden empfangsbedürftiger Willenserklärungen: maßgeblich ist der Zugang beim Empfänger.
- BGH VIII ZR 130/01 (12.02.2003) — Ausgleichsanspruch eines Tankstellenpächters nach § 89b HGB; Abzug für vermittlungsfremde Tätigkeiten: 10 % bei Tankstelle und Getränkemarkt, 50 % beim Waschgeschäft gebilligt.
Stand der Seite: 19. Juli 2026. Das Musterschreiben ist eine unverbindliche Arbeitsgrundlage und ersetzt keine anwaltliche Beratung im Einzelfall. Die Bewertung Ihres Anspruchs leistet ein auf Handelsvertreter- oder Tankstellenrecht spezialisierter Rechtsanwalt.